张卫军
（南京艺术学院人事处，江苏南京210013）
摘要：干部人事档案是记录干部成长的重要史料，确保干部档案信息客观、准确、齐整是干部档案工作人员整理档案工作的重点。而近年来，我们在整理干部档案的过程中过分追求档案的整齐、美观，过多地进行“裁”、“补”、“拆”、“托”、“折”，从而导致对档案的破坏性巨大。如何才能既保持档案的美观大方，又不伤害档案材料的原始性，是值得我们思考的重点问题。
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关键词 ：干部档案；裁剪；目录；整理时间；公开
DOI：10.16083/j.cnki.-1296/G4.2015.02.063
中图分类号：G962文献标识码：A文章编号：1671—1580（2015）02—0144—02
收稿日期：2014—09—25
作者简介：张卫军（1981— ），男，江苏南通人。南京艺术学院人事处，助理研究员，博士研究生，研究方向：人事档案管理。
干部档案是组织人事等有关部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察、了解和正确选拔、任用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。因此，管理好人事档案，确保档案内容的客观、准确、真实就起着至关重要的作用。
一、档案该如何整理
近年来，不少组织人事部门按照上级的要求，纷纷将使用多年的档案袋更新换代成档案盒，所有档案材料必须统一裁剪成固定尺寸。档案统一尺寸有其自身的优点，所有材料标准统一，配以目录和封面，宛如漂亮的书籍，排列整齐，美观大方，赏心悦目。而为了追求整齐划一的效果，必须对档案进行“修饰”，主要包括“裁”、“补”、“拆”、“托”、“折”等五种做法。“裁”，档案纸张超过规定尺寸的标准要裁切；“补”，纸张小于规定尺寸的，要补大；“拆”，原有装订好的要拆开；“托”，原有档案纸张太薄的要附纸衬托；“折”，档案纸张超过标准而又无法裁剪的只能折。不过，这些都是其外在的表现形式，万物存在都有其自身的价值，档案也不例外。档案作为一种文件材料，有其自身的特殊性，它是历史性、真实性、科学性的集合。保存好档案是一件非常重要而有意义的事情，而近年来对档案的整理提出了新的要求，所有档案一律统一标准，统一尺寸、统一打孔、统一装订、统一装盒，而档案的整齐划一往往是以牺牲档案的原始性为前提的。所有档案的大小是固定的，而“裁”、“补”、“拆”、“托”、“折”对档案造成的损伤非常大，原始档案的材料一经剪切、拆粘、补边、衬纸、折叠，档案材料的真实性和可靠性便大大降低，“原汁原味”没了，档案存在的价值就随之消失了。档案的整理是必须的，但是，为了片面追求档案的美观和整齐划一而牺牲档案的珍贵价值是不科学的，也是不可取的。
二、档案中要不要加目录
档案是一系列珍贵史料的集合，将档案材料统一排序、编排目录后可以给人清楚明了的感觉，也为我们查阅资料提供了一定的方便，有其合理性，但是，目录存在的弊端也是很明显的。做一份漂亮的档案目录所需耗费的时间相当长。正常情况下，一本干部的档案材料从分类到编码，再到录入、装订，至少需要4个小时的时间，每所高校以新进50份档案计算，每年人事部门光花在编排目录上的时间就是200个小时，每天按6个小时计算，就是33天。而根据每两年归档一次的要求，每两年所有人员的档案就得重新更新，以1000份档案为例，每份档案花费一个小时，平均一年就需要500个小时，每天按6个小时计算，就是83天，加上前面的33天，就是一年要有116天花在录入目录上，而按照一年大约250个工作日计算，约有46%的时间花在录入使用效率不高的目录上，而在高校，去除寒暑假，这一比例竟达到58%，接近6成。可想而知，录入目录几乎占据了档案管理员绝大部分的工作时间，而由此产生的效率和价值却微乎其微。
三、档案的负重问题
随着年代的递增，干部档案中的材料会逐年增加，干部档案有时也会“不堪重负”。最明显的就是人事干部的年度考核表以及工资变动审批表，年度考核表每年一份，每年3～4张纸，以工作30年计算，就是120页左右；工资变动审批表每年至少一张，就有30张；再加上专业技术职务评审表，动辄20多页，评3次就有60多页，仅这3项加起来就差不多有200多页，足有一本书的厚度。这还不算每年新添加的其他材料，这3项信息也仅仅是提供干部年度考核、工资和职称变化的信息，而为了储存这3项信息，却要保存200多页纸张一辈子，多少有点“不划算”。档案盒不是个储物箱，对所有东西来者不拒，档案管理人员首先要学会甄别，其次要学会变通。像年度考核表除了记录年度考核结果外，还记录了一个人一年的工作总结，有存储的价值，那就应该精简纸张内容，采用双面印刷，这样既可节省空间，又清楚明白。专业技术职务评审表也是一样，能简化就简化。而工资表仅仅是记录工资的变化，并无其他价值，像这一类材料，完全可以做一张登记表，把每年变化的信息登记在案即可，30年的变化一两页纸就可以记录下来，这样既保持了考核、工资变动表原有的本质含义，符合档案管理的要求，清楚明了地知道人事干部每年的工作变动情况，又节省了很大的人力、物力，大大减轻了档案的负担。
四、人事档案能否对本人公开
在我国，人事档案是个神秘的东西，人人都有，却人人都见不着。至于为何如此神秘，却没人能解释清楚，说得明白，唯一的解释就是上级的规定、法律的规定。根据材料形成的主体，可以将材料分成如下几类：第一类是来源于当事人；第二类是来源于当事人和材料形成的主管部门，这些材料是当事人填写、主管部门审核鉴定的，主管部门有鉴定的结论或鉴定的结果；第三类是上级或组织部门直接形成的材料，这一类材料的形成往往是当事人不曾了解的，也是档案中最神秘的部分。而要公开档案，问题主要集中在第二类和第三类材料上。第一类材料是由当事人填写的，本身没有秘密可言。而针对第二类由个人填写、主管部门鉴定的材料，早在20世纪七八十年代，国家就有明确的规定，凡是组织上鉴定的材料，组织在鉴定完给出明确结论后，必须交由当事人签字确认，当事人审阅后签字确认，再交组织存入个人档案，当事人没有签字或拒绝签字的材料，组织部门是不能私自存入本人档案的。因此，对行为的结果是有预知的，并不存在太大的神秘性。而真正具有神秘性的材料是当事人所不知情的，也就是第三类材料。比如，干部考察材料、政审材料，这一类材料往往都是组织部门形成的，具有一定的保密性和严肃性，一旦公开，有可能会给当事人或者组织造成不良的影响。但是，从另外一个角度来说，为了干部的长远发展，组织考察干部的信息也应该向当事人予以通报，组织获得综合反映干部表现的材料，如能及时向当事人通报，将能起到很好的激励和监督作用。群众反映好的，可以继续加强；群众反映不好的，应该及时予以改正，而不是不闻不问，任其发展，这不是正确的组织原则。因此，从这个角度来说，这类信息不是不能公开，而是可以以适当的形式、适当的方式公开，这既有利于干部的成长，同时，也实现了组织考察干部的价值和意义。
人事档案作为一个特殊的东西，有其自身的特殊性，其价值不在于本身包装得有多么漂亮、多么美观，而是其原始的真实性、可靠性，其存在的价值就在于此。如果片面地追求档案的美观性，加强包装，而忽视对档案材料本身的要求，则毫无意义可言。当然，我们也不能因噎废食，对档案“不修边幅”，而应在保证档案原始真实、准确、可靠的基础上，及时对档案的材料进行整理。总之，一切工作都要围绕档案本身来开展，一切以档案的价值为中心，任何离开档案本身价值的形式主义的事情都要及时予以制止，从而保证以有限的时间和精力创造出最大的价值。
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