赵蓉蓉
（南京邮电大学理学院，江苏南京210023）
摘要：教学秘书是高校教学管理工作中基层的执行者，他们在日常教学管理工作中起到桥梁、纽带的作用，联系着学校和学院的教学管理工作，但随着高校招生规模的扩大，教学秘书的工作压力也随之与日俱增。本文就教学秘书的工作特点及产生倦怠的原因进行归纳和总结，提出了减轻倦怠感的方法。
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关键词 ：高校；教学秘书；职业倦怠感；教学管理
DOI：10.16083/j.cnki.22-1296/g4.2015.03.014
中图分类号：G645文献标识码：A文章编号：1671—1580（2015）03—0030—03
收稿日期：2014—10—20
作者简介：赵蓉蓉（1976— ），女，江苏淮安人。南京邮电大学理学院，助理研究员，研究方向：人力资源管理。
教学秘书是高校教学管理工作中的骨干力量，是保障高校教学工作正常运行的CPU。为了保障教学秩序的正常进行，教学秘书在工作中承担了巨大的工作压力及精神压力，但其自我价值却得不到体现，久而久之，就产生了职业倦怠感。
一、教学秘书的职业特点
教学秘书是直接参与教学管理工作的人员，其工作主要从属于学校教务处和学院领导，工作内容主要包括：完成学校教务处和学院的各项工作任务，管理学院的教学事务。所以，教学秘书在学校、学院和师生中起到了承上启下的作用，其工作特点如下：
（一）工作复杂琐碎。［1］从教学秘书每日的工作内容来看，就是保障全院各项教学管理工作能顺利开展，所涉及的工作范围广、工作量大。从教学工作的安排，到安排重修和补考的人员、调停课、教学档案管理、考试试卷记录归档、教师工作量计算等，工作需要面面俱到，复杂而琐碎。为了能顺利地完成每日的工作任务，他们必须学会在繁琐的工作中理清思路，合理安排繁杂、琐碎的工作。
（二）需具备良好的沟通、协调能力。教学秘书的工作涉及到学校教务部门、学院的教师和学生，很多工作的顺利完成都需要各个部门人员的相互配合，因此，教学秘书需要具备良好的协调、沟通能力，以便创造和谐的工作氛围，保证工作的顺利开展。
（三）需具备处理突发事件的能力。教学秘书的工作虽然很平凡，但却有着非常强的原则性。教学秘书在日常工作中难免会遇到这样或那样的突发事件，如教师请假临时调课，考试时间、地点更改等，要处理类似事件，就需要教学秘书有过硬的心理调适能力，严格按照学校规章制度，冷静、妥善地处理紧急事件，做到既按章办事，又公平、公正。
二、教学秘书职业倦怠感的表现
（一）情绪焦虑。在教学管理工作中，教学秘书经常要在极短的时间内完成大量的工作任务，有些工作甚至关系到教师的根本利益，所以，必须细致认真，容不得半点懈怠。由于长期在教学管理一线工作，其工作特点又非常琐碎和繁杂，极易发生教学事故，因此，教学秘书长期处于精神高度紧张的状态，总是担心工作有疏漏而发生教学事故，为此，他们时常感到不安、紧张、忧虑。［2］
（二）情绪低落。这在工作中表现为缺乏工作动力，对任何事和人没有兴趣、没有热情、没有耐心、缺少主动性，时常感到心力憔悴，甚至想逃避工作，对职业生涯感到无望和渺茫。教学秘书长期的工作压力和得不到理解和尊重的心理情绪是其在工作中出现情绪低落的主要诱因。
（三）不良的人际关系。在教学管理工作中，教学秘书扮演着纽带的关键角色，需要处理多方面的关系，如学校教务部门、本院教职工的关系等，在处理这些“人情”关系时，不可能让所有人都满意。而学校强调以“服务教师”为主导，教师往往会根据自己的需求来要求教学秘书。同时，学校的相关资源有限，不可能按照每一个人的需要分配资源。所以，就会不可避免地得罪个别教师并给学生留下很死板的印象。但为了教学工作能顺利开展，教学秘书在处理一些事务时必须按规定、政策执行，他们每天和提出各种要求的教师打交道，而教师在面对问题时大多只会站在自己的角度考虑，当自身利益得不到满足时，他们总会将这种不满和怨气直接发泄到教学秘书身上，因此，教学秘书与别的部门的秘书相比更难建立良好的人际关系。
（四）自我成就感低。教学秘书服务于高校教学和科研管理，随着高校间竞争的日益加剧，对教学和科研的要求越来越高。而教学秘书仅仅是教学和科研的服务者，不是参与者，他们只是不断地在为教师和学生解决困难，却没有人能关注他们的问题。在这种状况下，教学秘书越来越得不到重视，久而久之就导致他们缺少自我价值实现的信心和动力，对工作意义的评价极低，这严重打击了教学秘书的工作热情，影响了他们的工作效率。
三、教学秘书职业倦怠感产生的原因
（一）工作量明显增加
各大高校扩招以来，在校生人数不断增加，学院的教师数量也相应地增加了很多。而根据学校的岗位要求，各学院基本都是只设一个教学秘书岗位，［3］教学秘书的工作量明显增加，这无形中加大了教学管理的难度和强度。而近年来高校都在实行二级化管理，部分权力下放，同时，对学院的教学质量要求又在不断提高，现代化系统的建立让教学秘书每天大量的工作时间被各种录入工作所占用，同时，教学秘书承担的责任和压力也与日俱增，这些都让教学秘书因时常加班而感到身心疲惫，进而对教学管理工作产生倦怠感。
（二）精神压力大
教学秘书的工作岗位特点使得教学秘书长期处于一种不安、紧张的情绪中。一个教学秘书的工作从安排专业课程、教师调停课，到在系统里录入每学期的考试人员等，每项工作都不能有一点疏漏，否则就会导致教学事故的发生，不仅会被学校教务处批评，记为教学事故，还会对学院正常的教学工作带来不利的影响，使得教学秘书辛苦的工作得不到应有的认同。几乎所有的教学秘书或轻或重的都有一定的焦虑心情，他们总是担心自己的工作在哪个环节出错，造成教学事故而无法弥补，长期在这种谨小慎微的环境下工作，久而久之会给教学秘书的精神状态带来不同程度的影响，使其在思想上产生倦怠感。
（三）上级认同感不足，得不到应有的尊重
很多学校对教学秘书工作的认同感并不高，他们一边强调教学管理是学校发展的基础，一边又对教学秘书存在一种看法：觉得这个岗位谁来干都是一样的。只要是涉及教学的部门，甚至教师和学生都像是教学秘书的领导，都可以对他们做出“指示”，而教学秘书在为教师和学生解决了问题后，往往得不到相应的理解。很多教学秘书对自身的工作情况给出这样的描述：“本着服务学校、服务学院、服务全院师生的宗旨，服务所有需要服务的人和事，在高校里几乎人人都可以给教学秘书找点事做，而我们每天为学院教学工作马不停蹄，无私付出时，却无人重视和理解，认为那些都是本分。”［3］当教学秘书感到学校和学院对其工作并没有足够的认同或支持时，就会产生比较消极的思想，工作成就感、热情度降低，从而加剧了工作的倦怠感。
（四）缺乏职称晋升优势
在高校，职称的提升是教职工实现自身价值的重要方式之一，对教职工也可以起到激励的效果。教学秘书的本职工作是服务于学校的日常教学管理工作，但有的教学秘书还承担了学院一部分教学工作。日常管理工作已经让教学秘书很费精力了，可他们还要和教师一样承受职称晋升的压力，因此，他们的心理压力更大。他们没有过多的时间从事相关教学管理研究，导致他们在这一领域内的职称晋升难度较大，这就更容易使他们的职业生涯发展停滞。晋升困难的现实与自身的理想形成落差容易使他们产生自卑、消极等心理问题。
四、减轻教学秘书工作倦怠感的方法
（一）明确工作职责，根据实际需要配备人员，减轻部分工作量
1．教学秘书日常的工作任务很重，其实有些工作是可以进行简化处理的。例如，现在每个高校基本上都有自己的教务管理系统，这些系统不仅可以化繁为简，更可以提高工作效率。但在实际操作中，为了避免出现差错，教务处还是要求交纸质稿，打印出的材料必须要找教学副院长、院长或处长等人签字盖章，再送交教务部门。按此流程操作，势必影响教学秘书的工作效率，所以，学院应考虑给教学秘书配备一些人员来帮助他们处理这些事务，如可以聘用勤工俭学的学生为教学秘书处理这些简易但又很费时间的工作，从而减轻教学秘书的工作量。
2.教学工作的性质使教学秘书稍不留意就容易出现严重的教学事故，就算再细致、再认真，也难免会出现失误。教学工作上一旦出现差错，就会将责任全归结在教学秘书的身上。所以，许多教学秘书在工作时都很担心出现教学事故后的责任承担问题。从学校和学院的管理角度考虑，应该重视这些基层教学管理工作者的身心压力，在教学管理工作中不应该以经验论来判断对错，而应该帮他们承担一部分的责任，以减轻其因惧怕出错而产生的心理压力。
（二）给予人文关怀，制定有效的激励措施
1.从工作性质来看，教学秘书这一群体更需要在精神上受到关注和尊重。［4］学校包括学院上下要认识到教学秘书在教学管理中的关键作用，他们不仅仅是被动的执行者，更是学校、学院日常教学秩序的维护者。所以，学校教学部门和学院应从加强对教学秘书职业的认同感出发，激发教学秘书的工作成就感。同时，也要重视教学秘书考评等级、晋级等激励性措施，以此来激发教学秘书的工作热情。
2.学院领导要主动帮助教学秘书规划其职业生涯，让他们认清自己的工作性质，掌握职业发展方面的知识，使其能更好地进行职业生涯管理。同时，学校也应考虑提高教学秘书的工作待遇，在评定相应的专业技术职称时给予一定的政策优惠，或者可以建立学校内部的职称等级聘用制度，根据从事教学秘书工作的年限或依据其他工作考核数据来对这一群体进行内部的职称聘用，从而尽量减少他们职业生涯发展道路上的障碍。不论采取哪种方式，都必须采用比较客观的考核标准，并充分依据考核标准，最大限度地减少晋升中的不确定性，让教学秘书认识到努力的方向。
3.可以试行优先转岗制，学校可以借鉴高校辅导员系列的管理办法，即在教学秘书工作满一定年限后可以实行转岗。同时，学院在学校外围的各种优惠政策外，还要加强各个学院自身的文化建设、精神奖励等，从多个方面来肯定教学秘书的工作，以充分调动其工作积极性，发挥其主观能动性，提高工作效率。
（三）积极调整心态，正确认识自己
倦怠感的出现也是一种消极对待工作的态度。因此，教学秘书需要找到自己和工作之间的平衡点。肯定自己在工作中的能力和发挥的作用，肯定自己在工作中不可或缺的地位，把心态放宽，提高人际交往的能力。在工作上，根据学校教学管理相关政策，合理安排自己的职业生涯计划，尊重自己的工作岗位、工作性质和工作环境，以积极的心态面对工作中的困难，消除经常和人打交道产生的矛盾和挫折感，建立良好的人际关系，加强团队精神和沟通、协调能力。
（四）加强服务意识，培养强烈的职业归属感
归属感主要建立在待遇、未来个人发展、感受到组织的关心等基础之上。而学校日常教学管理的背后都有教学秘书辛勤的付出，上到学校高层，下到学院的管理者，只有真正理解教学秘书对教学事故的顾虑和所承受的压力，并充分考虑他们将来的职业发展，才能使教学秘书感受到自己存在的价值，才能增强他们对工作价值的认同度，从而调动其教学的积极性，提高其归属感。同时，作为教学秘书，在教学管理岗位上，本身应该热爱这份教育事业，坚定为教学管理工作全心全意服务和奉献的意识，学会从辛苦、繁重的教学管理工作中收获快乐和成功的果实。
在高校，教学秘书是个非常平凡的岗位，但又是十分重要的。由于工作压力、工作地位、工作待遇等因素造成教学秘书职业倦怠的情况十分普遍和严重。当今，许多高校只针对各基层的教师职业倦怠进行了研究，而针对教学秘书倦怠进行探讨的并不多，还存在着许多问题，尤其是管理体制和机制改革的问题，亟待以此为根本进行深入的探索和研究。而学校和学院也要在实际工作中激发教学秘书的工作主动性，加强他们提升自我的意识，使其合理规划自己的职业生涯。只有内部的动力提升了，才能真正发挥教学秘书在教学工作中的重要作用，从而保障教学工作的稳步开展。
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参考文献］
［1］张佩.浅析高校教学秘书职业倦怠的成因及其缓解策略［J］.教育教学论坛，2014（2）.
［2］许文，刘凤杰.对高校教学秘书心理问题的思考［J］.前沿，2007（7）.
［3］刘淑玲.破解高职院校教学秘书职业倦怠的“三帖处方”［J］.儿童发展研究，2012（1）.
［4］张铮.高校教学秘书职业倦怠的成因探析［J］.天津职业院校联合学报，2010（6）.
［5］陶静，马俊.以人为本和谐管理健康发展——高职教学秘书倦怠调查与研究［J］.陕西教育（高教版），2013（Z1）.
