黄淑丹
三明市第二医院 366000
[摘要]作为医院人力资源管理中的重要组成部分，人事档案管理工作的好坏直接决定着医院人力资源管理的水平，而人力资源对于提升医院医疗服务水平又有着至关重要的作用。因此，加强医院人事档案的管理，已成为当前医院档案管理工作的重中之重。本文从当前医院人事档案管理工作存在的常态问题出发，重点探讨了优化医院人事档案规范化管理的途径，以期为医院档案管理者提供有益参考。
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关键词 ]医院；人事档案；管理
引言
医院人事档案作为医院人才开发的重要信息资源，能够真实反映医院医护人员的基本情况、专业技能、工作业绩等信息。因此，做好医院人事档案管理工作，对于提高人力管理水平、保障医院的工作正常开展具有重要的作用。但当前，医院人事档案管理工作仍旧存在着许多的问题，如人事档案管理不够规范、信息化推进迟缓、队伍专业素养待强化等。在新时期下，如何迎接新挑战，开创新局面，是摆在档案管理人员面前的重要课题。
一、当前医院人事档案管理工作存在的常态问题
1.人事档案管理制度不够规范
档案管理制度是档案管理的依据，规范化管理是提升档案管理水平的有效保障。但就目前医院人事档案管理现状来看，很多医院实行的人事档案管理制度并未参照规范化、科学化的管理理念，对于如何管理医院人事档案，又或是如何应对管理过程中已出现的失误等问题，都没有设定明确、清晰的规范标准。例如，因缺乏规范化的档案管理制度，导致部分医院在人事档案管理中长期存在分工不明确，遇到责任相互推诿的负面事件；同时，也正由于制度的不规范，使得部分档案管理人员漠视管理工作的保密性，出现医院人事档案泄露等问题。
2.人事档案管理的信息化推进迟缓
目前，人事档案已经进入了一个新的阶段，不仅建成了现今的信息管理系统，而且在个人基本资料方面也逐步取代了纸质档案。但是系统的智能化程度毕竟有限，所以在某些方面还有待开发，比如说对人员年龄的阶段分布、教育程度、所学专业等方面，系统只会做简单检索和制表。在面对诸如所聘职工筛查、统计报告等领域则显得无能为力，不能够较为科学地为人事管理工作服务。除此之外，在最基本的资料汇集和使用上还存在较大缺陷，容易在资料更新时造成遗漏，不能保证档案管理部门接收到第一手信息。
3.队伍专业素养待强化
医院人事档案管理信息化水平的不断提高，既为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。医院人事档案工作较为复杂、繁琐，要求档案管理人员专业、细致，且有较强的信息技术水平和保密意识。但当前，受多重因素的影响，愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训或者素质较低，而无法适应人事档案管理工作的发展进程。信息时代下，对于档案信息化的建设不仅要求从业人员要具备传统档案管理知识，还需要能熟练运用信息库处理技术。然而，实践中很多医院人事档案管理人员对信息技术的掌握程度，远远不能满足医院电子档案管理标准与需求。
二、优化医院人事档案规范化管理的有效途径
1.更新人事档案规范管理理念
更新人事档案规范管理理念，是提高医院人事档案管理水平的前提和基础，也能够使员工规范自身行为，维护医院良好形象。对此，医院应通过广泛的宣传，如开展座谈会议等活动来增强医院人员对于人事档案管理工作重要性的认识。特别是医院管理层应不断更新人事档案规范管理理念，通过示范带头来端正医院全体员工对人事档案管理的认知。同时，档案管理人员自身也应清晰认识到本职工作的重要程度，藉以不断强化专业技能，提高工作效率，树立对本职工作的荣誉感和自豪感。更新人事档案规范管理理念，提升管理意识，不仅能够有效促进人事档案管理制度的完善，而且可以疏通和拓宽材料收集的渠道，加快档案建设走向规范化、信息化和科学化。
2.完善人事档案管理规范制度
档案规范化管理是医院人事档案管理工作开展的重中之重，所以对其管理制度的制定必须严格审视，参照实际情况与需求可能性，不断完善医院的人事档案管理制度，其主要包括人事档案查阅制度、人事档案材料送交归档制度、人事档案转递制度等。同时，应建立组织核查认定制度，以避免部分干部档案填写不实的弊端。在档案管理过程中，档案人员可依据原有档案及有关材料，采取组织核实、认定的方法，对干部的简况重新登记造册，建立干部档案卡片，并在干部档案中予以说明，以此作为组织掌握的档案的补充材料，为干部档案管理工作提供真实、可信的依据。同时应对归入档案的材料实行组织核实认定制度，由主管部门对其真实性、合法性进行鉴别、审查，确认无误后再归入个人档案，从根本上解决档案材料的有效性问题。
3.提升全员管理业务素质水平
当前医院的档案管理工作主要还是依靠人力，档案管理工作人员的综合素质大大影响着档案管理工作的实效性。在新时期，档案管理信息化进程是必然趋势，因此，档案管理员不仅要掌握档案学的基本原理和档案管理过程中的各种实际操作方法，还要熟练运用计算机的操作、网络的查询技术，最大限度地利用信息资源为医院人事管理工作服务；及时了解和掌握人事工作的政策和法规，把握人事档案工作的特点和规律；还要了解人事档案产生的条件和作用，正确理解档案内容，鉴别真伪，准确判断档案的价值，综合分析问题，管好用好人事档案。此外，我们应该加强档案管理人员的综合素质培养，使其适应新时期档案管理工作的新情况，更好地促进医院人事档案管理工作。
4.推动人事档案的信息化管理
身处信息化时代的每一行业都在积极推行信息化建设，由此，人事档案信息化管理同样也是医院信息化建设的方向之一。信息化的人事档案管理，不仅使得档案更便于相关人员的查阅与利用，同时亦有益于档案资料的长久保存。对此，医院应吸取先进的管理经验，加大对档案信息化管理的资金投入，根据医院实际情况与经济实力，合理适度地引入相关先进设备，对以往的纸质档案以电子文档形式收编归档，同步设置电子检索功能。但在全面推广信息化管理的同时，须知道发达的信息技术也是利弊同在的，在享受信息技术为档案管理带来的便捷时，必须严防电子档案遭受网络攻击或恶意窃取等技术漏洞的出现。
结语
人事档案管理水平是医院综合管理能力的重要方面，也是医院综合实力的重要体现。在新形势下，医院人事档案管理机遇与挑战并存，医院管理层要抓住时机，不断创新，使医院人事档案管理工作更为规范、更为高效。
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