郝冠华
北京工商大学 北京海淀 100048
[摘要]教学秘书在高校教学管理中起着不可替代的作用，本文就从教学秘书基本工作出发，阐明了教秘的重要性，以及作为一名教学秘书所需要的基本的职业道德、职业技能和能力，并从现实情况出发阐明如何提高教学秘书的职业素养。
一、高校教学秘书的定义及重要性
高校教学秘书是指在高等院校中协助院（系）领导具体处理本院（系）中各类教学事务的管理服务人员。根据职能和分管范围的不同，具体可划分为本科教学秘书、研究生教学秘书及科研秘书。
教学秘书这一角色在学校的教学管理过程中处于上传下达的这样一个综合性的具有不可替代性的位置。教学秘书一方面协助院（系）领导组织和管理教学，保证各项教学管理制度的实施以及教学工作的顺利开展，另一方面，作为学校教学管理制度的落实者，教学计划在实际执行过程中所反映出来的问题、教师的工作情况、学生对教学管理工作的意见与建议等等都需要教学秘书进行归纳和整理，为领导的决策提供依据，也为以后工作顺利开展提供参考。
二、做为一名高校教学秘书所需具备的基本职业素质
1、具备基本的职业道德，所谓的职业道德，就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和，它既是对本职人员在职业活动中的行为标准和要求，同时又是职业对社会所负的道德责任与义务。作为一名教秘老师应具备的基本职业道德有：（1）要有“在其位谋其政”的意识，既然是教学秘书，就需要保证自己所负责的各项工作顺利完成；（2）要有责任意识，只有有了责任意识，才能主动承担责任，才能做到对学院负责，对教师负责，对学生负责，对自己负责；（3）要有爱岗敬业意识，只有有了这样意识，才能真正的热爱自己的工作，在工作中获得满足和快乐。
2、需要具备基本的职业技能。主要有：（1）熟悉本校教学管理的相关政策和制度。只有熟悉本校教学管理的相关政策和制度，在实际工作中才能有的放矢，处理问题的时候才能在制度要求的范围内游刃有余。同时，熟悉这些规则和制度后，在处理问题的时候才能不假手他人，会更有效率。另外，只有熟悉规则和制度，才能在实际工作中有所为有所不为。（2）具备现代化的办公技能。随着网络和计算机的普及，现在基本上所有的高校都采用现代化的工具来提高管理的效率，对于教学秘书来说，学会与应用计算机已成为必备的素质。教学秘书的工作主要需要应用办公软件以及教学管理软件。办公软件多数用的是office，熟练使用word、excel以及PPT对教学秘书来说至关重要，同时还需要熟悉自己所在高校的教学管理软件，教学管理软件是一个学校教学运行的重要换件，包括排课、选课、成绩等重要教学内容都需要通过此软件来进行（3）需要具有综合的业务知识与技能。教学秘书要通过各种学习途径获取与在岗位所需要的知识与信息，需要了解本院（系）各专业的基本概况，院系教师基本情况，学生基本情况，课程开设情况等等，还需要懂得教育的基本规律，才能与学生更好的沟通，还需要一些基本的公文写作能力。
3、需要具备基本的职业能力。主要有（1）需要统筹的能力。教学秘书工作的一大特点就是工作繁琐、多样。这就要求教学秘书在开学初的时候对本学期的常规性事务进行基本的统筹，什么时间段做什么事儿做到心里有数，才能在工作中能提前规划，不至于因为事情繁多而忙乱。除此之外，由于工作的关系，经常会碰到很多事挤到一起，这个时候就需要分清事情的轻重缓急，勿急躁，一件一件的解决，如果事情繁多，还需将一些待办事宜记到笔记本上。（2）沟通信息的能力。教学秘书所处的位置就是一个上通下达的中间位置。在工作中需要与各部门联系，要与教务处沟通，接受有关教学方面的信息，要与院系领导沟通，保证教学顺利运行，要与教师和学生沟通，保证教务处精神落实，以及收集教师与学生关于教学的相关建议和意见等等。良好的沟通能减少误解，保证事情顺利进行。（3）协调能力。教学秘书需要跟学校的各类人群打交道，包括教务处人员、院系领导、教研室主任、教师以及学生。教学工作的顺利运行需要多方面人员的共同配合。因此，教学秘书在工作中应具备能与各方和谐相处的能力，在处理问题时能全面分析，多面考虑，妥善处理好交办和催办的各项事宜。
三、如何提高教学秘书的职业素养
1、学会思考。教学秘书的工作虽然繁杂，但是有一个特点，就是重复性，特别是有一些事务是每学期固定的，在熟悉了这些事务以后，需要学会反思。反思的目的有两个：第一，提高工作效率。在对一项基本的工作熟悉后，下一次做此项工作的时候不妨多思考，换其他方式来做，做完后跟之前的方式进行比较，多次反复实践后，总结出最高效的工作方法，同时，一些容易遗漏的地方也能查缺补漏，下次不再犯同样的错误。第二，在实践中对教务管理的方式以及教学管理规章制度等宏观政策进行反思，可以认清教学管理不完善的地方，为以后完善教学管理方式、调整规章制度作参考。
2、学习与借鉴的能力。现在是一个知识经济和信息爆炸的时代，每一个人都被裹挟在互联网的潮流中不断前进，作为一名高校管理人员，也应该放开眼界，多多吸收各种新思想、新技能，通过借鉴这些新的知识、信息，与自己的工作实践相结合，根据本岗位实际情况，不断学习新的管理经验、教育理念，以更好的应用到自己的工作中。
3、开展业务培训或研讨交流会。一方面可以与本校其他学院（系）教秘进行交流，互相讨论工作终于到的困难，彼此借鉴经验；另一方面，可以与兄弟院校的教秘互相交流，习得对方学院好的工作经验和方法，吸收新的理念，促进本校教学管理工作的顺利进行。同时学校还应多组织给教秘的培训，从另一个渠道习得各种知识、理念和技能，从而更新管理方法，适应时代潮流，为学校管理工作带来新气象。
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参考文献
[1]张晓芳.《高校教学秘书工作的实践与思考》.《河北农业大学学报》,2009年6月.
[2]王云.《规范高校教学秘书管理工作的探索与实践》.《石油教育》,2008年2月.
[3]陈文贵,杨玉林.《教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设》，《天津职业技术师范学院学报》,2002年12月.
[4]潘立,赵颖娣,鲁建厦.《二级管理体制下研究生教学秘书的角色定位》.《高教与经济》,2010年3月.
