刘国红 许长田
摘要声像档案是一种最直观、最真实的档案材料，在档案管理中占有重要地位。但目前医院声响档案管理中存在一些缺陷，笔者针对一些问题结合医院实际，就加强声像档案管理及利用开发进行了探讨。
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关键词 ：医院；声像档案；管理对策
doi:10.3969/j.issn.1672-9676.2014.08.064
医院声像档案是指医院在各种实践活动中通过记录手段形成的具有保存价值的照片、声像、录音、唱片、磁盘、缩微层、幻灯片等各种形式的载体［1］。主要由两大类组成，一类是在医院管理活动中形成的；另一类是在医疗科研工作中形成的。医院声像档案是最能客观、真实记载医院发展历史的档案资料，尽管医院声像档案数量占医院档案总数比例很少，但其所起的档案凭证作用却是其他类型档案实体无法代替的［2］。随着医院不断发展和电子技术的广泛应用，声像档案资料比重明显增加，声像档案在医院档案管理中还存在诸多问题，成为影响医院档案管理质量的重要因素之一，需要引起高度重视，并着力予以解决，以发挥档案管理在医院建设和发展中的重要作用。
1医院声响档案管理中存在的主要问题
1.1声像档案归档意识差，归档率低由于档案管理宣传不到位，医院各科室、各部门兼职档案管理人员对档案管理重要性认识不到位，特别是对声像档案管理要求存在模糊意识，重纸质档案管理而忽视声像档案管理，不能准确把握声像档案的形成、收集、整理和归档等重要环节工作质量，导致声像档案归档率不高，不能体现医院工作的真实性和完整性。
1.2声像档案来源分散，缺乏统一质量标准一般情况下，声像档案的形成主要集中在医院办公室、宣传科等职能科室，重要日常活动的拍照、录音、录像等工作由其负责完成，而临床和医技及护理继续医学教育等一些重要活动，往往由本科室完成声像记录工作，由此出现医院声像档案资料来源不集中，声像资料形成和收集标准不统一，质量参差不齐，有的不符合声像档案管理要求，缺乏档案管理价值，导致资源浪费，做无用功。
1.3声像档案管理手段滞后，保管条件落后尽管声像档案是医院档案的重要组成部分，但是在管理上明显滞后于文书档案、技术档案、会计档案等纸质档案，由于医院各科室和部门照相机、录音录像等声像设备标准不统一使声像档案资料格式五花八门，凌乱无序；在保管方面，医院档案室预留给保管声像档案声像的空间普遍不足，特别是相关配套设施如温度控制、防尘、防光、防污染等多种保护措施不完善，对保证声像档案保管质量存在隐患。
1.4声像档案管理不规范随着声像技术不断进步，医院声像档案管理制度更新不及时，与纸质档案管理制度不同步、不协调，不能满足医院发展需要。部分没有配备相应有效设备的科室，由于与职能科室沟通不及时，造成一些重要活动没能及时摄录，没有完整保存声像档案，造成声响档案缺失；有的对声像资料特别是对重要视频监控资料收集不及时，出现超出保存时限而无法弥补；有些科室和部门声像档案资料移交不及时，不能在规定时间内将本科室、本部门形成的档案资料及时收集整理并移交；还有就是档案室对移交的声像档案资料不认真检查与审核，造成移交时声像档案资料不完成，不能展现工作的全貌；档案室出现声像档案资料分类不科学，影响声像档案归类保存和利用。
1.5声像档案利用开发意识不够目前医院对声像档案的利用多停留在一般查阅以及出版专刊画册、简报上，档案管理者以及科室和部门对声像档案开发利用意识不够，对声像档案蕴含的前沿信息、技术导向等认识程度不够，缺乏开发、挖掘和利用的动力，导致诸多具有开发利用价值的声像档案不能发挥应有的作用。
2加强医院声像档案管理的对策
2.1完善声像档案管理制度要建立健全声像档案管理制度，切实将声像档案管理纳入到档案管理的重要内容，与纸质档案管理一同要求、一同管理，对声像档案的形成、收集、整理、归档、管理和开发利用等做出明确具体规定，使声像档案管理纳入到规范化、制度化和科学化管理轨道上来。要明确声像档案管理责任，落实岗位职责，强化档案人员绩效考核。要整合声像档案资源，确定办公室、宣传等职能部门和业务科室在声像档案形成、收集等环节的职责，明确归档范围。特别是对日常工作中可能形成较多声像资料的部门和科室，要将其纳入声像档案归档范围，杜绝主要声像资料失管现象的发生。同时，档案管理部门要与各部门和科室保持经常性沟通，及时掌握医院信息，提高档案的归档率。
2.2发挥声像档案管理人员主观能动性要强化专职和兼职档案管理人员对声像档案管理的责任意识，主动了解和掌握医院和各部门、科室工作开展情况，及时发现有价值的声像资料并加入收集归档，特别是要加强对医院建设、发展以及安全等重大事件声像资料的收集，随时保证声像档案的系统性和完整性；要开展经常性的档案知识专题宣传，提高对声像档案工作重要性的认识，切实发挥主观能动性，做到认识到位、责任明确、工作落实。
2.3强化声像档案管理必要设备的配备工作目前声像档案资料存在着传统介质和电子介质并存的情况，对于传统介质形成的声像档案资料，可以通过技术手段转换为电子形式予以备份保存；对于电子储备的声像资料，特别是照片、视频等影像资料可以选取有代表性的部分，转换为纸质形式予以备份保存。根据声像档案资料来源不同，如胶片、磁带、光盘等特殊材料制成的影像档案，应按照恒温、恒湿、防磁等方面的要求，配备必要的设备，同时尽可能统一医院声像设备的型号，保证档案资料的一致性。另外医院档案室应购置照相机、扫描仪、刻录仪、防磁软盘音响柜，智能光盘柜等必要设备，确保声响档案资料永久、完好保存。
2.4提高影像摄录人员和档案管理人员业务素质一方面要加强对医院职能部门和医务科及护理部重点科室兼职档案人员的技术培训，提高影像摄录水平，提高影像档案资料质量和水平；另一方面，加强对专、兼职档案管理人员管理知识的培训，提高他们的专业素质，扩大视野，不断提升声像档案管理工作质量，为保管好档案奠定良好的基础。
2.5应用现代手段管理声像档案利用计算机技术实现声像档案数字化，对声像档案的保管，实现档案资源共享。
2.5.1录音（像）带档案数字化录像带、录音带对保管环境要求十分严格，在高温潮湿的环境下磁带发霉、消磁、咬带导致报废较为常见，将录像片转为光盘防止磁带报废，方便查阅利用。
2.5.2相片档案数字化利用扫描仪将照片扫描，存进计算机硬盘或者刻录成光盘，或者存进U盘，其特点是对相片实物的保护，防止时间久退色，方便相片归档、编辑、出版等。
2.5.3录像带数字化采用数码录像将录像带转录并刻录DVD光盘保存，其画面分辨率高，也给今后的音像档案利用提供了便利条件。
3声像档案的开发利用
档案管理的最终目的就是利用，要紧紧围绕服务临床、服务患者的目标，多渠道、多途径开发声像档案的信息资源，充分发挥其潜在的经济效益和社会效益，使档案在医院建设和发展中发挥应有的作用［3］。
3.1开展声像档案的编研工作出版专题图片或专题画册，如我院每年制作护理队伍专题借助医院官方网站进行宣传，以展示我院护理人员的风采及发展历程，拓展医院文化内涵，增强医院的凝聚力和向心力，提高职工的爱院情怀。
3.2发挥声像档案的证据作用随着患者维权意识的增强，医患纠纷调解难度加大，医院应加强对重点区域和重要部位监控装置的管理，对获取的重要影像资料要按照声像档案管理要求，进行妥善收集、整理与保管，并及时移交；同时临床科室也应加强对复杂疑难诊疗过程留取必要的影像档案资料，发挥声像档案资料的证据作用，以最大限度维护医患双方的合法权益［4］。
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参考文献
［1］耿金生.浅谈医院声像档案管理［J］.卷宗，2012（5）:91-92.
［2］王飞.浅议声像档案管理工作［J］.内蒙古石油化工，2008（10）:86-87.
［3］汪忆华.谈专科医院等级评审中的档案工作［J］.现代保健·医学创新研究，2007，4（14）：27-28.
［4］耿金生.医院声像档案管理工作之我见［J］.黑龙江档案，2012（5）:58.
（收稿日期：2014-02-25）
（本文编辑刘学英）
