黄明霞
（甘肃第一建设集团有限责任公司，甘肃兰州730000）
【摘要】工程项目的资料管理是一项系统工程，它涉及各个专业技术部门是一项复合性工作。如何在工程项目的各个阶段做好工程资料管理工作，使工程项目资料完整准确、有效、及时的归档已成为能否保证工程顺利通过验收、后续生产是否有保障的必要条件。对火电工程施工资料管理的内容、程序、工作方法，实际工作中的几点建议进行探讨。
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关键词 火电工程；资料管理;方法
随着工程建设的现代化程度的不断提高，国家在项目投资、管理建设方面都发生了根本的变化。在现代化大规模工程建设项目中，投资的多元化、管理的法制化、施工程序化，工程资料归档规范已成为必然趋势。衡量建设项目的管理是否满足科学化、程序化、规范化和可追溯性的一个重要标志就是有一套完整的工程项目管理资料。因此工程项目管理资料是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作。
1火电工程项目的资料管理中通常存在问题
1.1工程资料的原件不齐全
有许多非常重要的工程原始资料，由于主客观的原因到最后归档时是复印件，而不是原件。这样就难以满足工程资料的完整、准确、系统、齐全的基本要求。交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里等关键性原始验收签证资料填写不规范。有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，降低了这些关键性原始资料的可信度，从而也降低了工程资料的使用价值。
1.2工程资料的验收签证不齐全，存在补签和代签现象
工程资料的整理没有随着工程施工进度同步进行。而是为了急于满足工程的验收和交工要求，结果等工程结束后，当时的施工人员离开工地，找不到当事人签字，只好补签和代签。
1.3工程资料的格式和形式不规范
施工过程中形成的资料格式和形式不统一，不规范，有用A4的，也有用16开和32开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，有民用的、也有用工业的。工程资料的书写也是五花八门，形形色色，有用纯兰墨水的，有用圆珠笔的，有用铅笔的，有用复写纸的。最后形成的案卷的给人感到不是一个完整的一套工程资料，而这些资料也不利于资料的长期保存。
1.4竣工图编制不够规范
有些工程项目不能按照有关竣工图的编制要求进行编制，在竣工图的形成过程中，或使用旧的施工图改制成竣工图，或对原图修改过多，或使用计算机图的复印件，或划改不当，以上种种现象均不符合竣工图编制要求。
２工程施工资料及其管理的内容、程序
2.1关于工程施工资料管理工作的内容
施工资料管理的工作内容应包括两个方面：
其一是工程施工文件的收集与整理，其二则是工程施工资料的组卷。
2.2工程施工资料的管理过程
工程施工管理过程；工程施工文件的收集→整理→组卷→移交。
１）工程文件的收集：（１）凡是反映与工程有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。（２）收集时间；各类文件材料必须按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时搜集，凡是引进技术，设备文件必须首先由建设单位档案部门登记，归档，再行复制和分发使用。
２）工程文件的整理；全部工程文件在归档前必须按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理，并结合各行业档案管理规范，在甲方的指导下编制竣工资料，工程前期文件，设备技术文件，施工文件，试运行（生产）及验收文件等按文件形式整理，进行装订；竣工图等按图纸形式整理，不进行装订。
３）工程施工资料的组卷及要求：（１）组卷要遵循工程文件的自然形成规侓和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于档案利用和保管。（２）工程施工技术文件按单位工程的专业，阶段整理；检验验收记录，质量评定及监理文件按项目整理，竣工图按建筑，结构，水电，暖通，消防，环保等顺序组卷；设备文件按专业，台件组卷；管理性文件按问题结合时间，责任者等因素组卷。（３）卷内不应有重份文件，同一卷内有不同保管期限的文件，试卷保管期限从长。
４）工程施工资料的归档与移交：（１）工程施工资料的归档：①工程应有项目完成后将经过整理所形成的工程档案向建设单位的档案部门归档。②根据基本建设程序和工程项目特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单项工程完成并通过竣工验收文件一并归档。③归档文件必须完整，准确，系统，规范，文件材料质量符合档案管理的要求，并经监理单位，建设单位审查合格后，办理交接手续。（２）工程档案的移交：分期（机组）分阶段验收的项目工程，应在每期（机组）正式通过验收后，按照规定的时间及程序办理工程档案移交。
3文字材料质量要求
1）文件的编写一侓采用A4纸并有激光打印机打印，纸张大小以A4(210×297mm)为准，填写内容以黑色碳素笔，蓝黑墨水或绘图墨水为准，严禁使用铅笔，圆珠笔复写纸红墨水，纯蓝墨水。多件材料填写内容后进行复印，然后再分别签字，盖章，签名要规范；计算机打印后必须亲笔签名，不得潦草，签字手续要齐全，印章要清晰。施工技术记录，质量评定表必须首先使用原电力部的现行表示，不足部分经监理单位，业主认可后确定，所有典型表式必须是印刷，不能印刷。
2）施工技术记录，工程签证单，材料半成品试验单，工程变更单（包括设计变更，变更设计，材料代换，设备代换等)，方案和报告等均应为激光打印机打印。表格和数据均应用70g以上的白色书写打印/书写并原件归档（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员签名必须齐全，不能以盖章或打印代替签名)，施工技术记录表式应符合部颁《火电施工质量检验及评定标准》。
3）质量评定表上的复（核)查意见及核定等级，必须使用碳素墨水书写。
4）竣工文件不得有涂改。
5）文件必须使用符合归档要求的三孔一线法装订。
6）文件中附图的幅画，构件代号均应符合我国国家或行业标准，图纸的尺寸一侓以毫米单位。
7）主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。
8）验评表填写规定：（１）土建分项：过程质量评定表中，一类检验项目在填写“检验(实测)结果”时不得只填写“符合/满足与设计要求”等，应充分表达质量实际情况，是数字的必须填写数字：凡是检验出厂合格证或试验报告项目你，均应填写其编号，凡是要求符合“验标”项目的，应另附检验记录表：凡隐藏工程记录上已注明情况的或另附实测记录的项目，可填写为“见X,X记录”。（２）空白栏均用“/”代替。（３）签字均使用黑色签名笔或蓝黑，碳素墨水钢笔，且必须签全。日期包括年，月，日。（４）检验评定表不得出现半业纸内容，不足处用空表格补足填完。
４实际工作中的几点建议
1）在工程开工前，资料管理员应争取到分。其内容包括施工管理中的所涉及的表格系列和附件资料。工作中必备的办公用品，文件夹，文件袋，档案盒，文件柜，专业复写纸，计算机等。
2）资料员应在开工前就文件的填写要求、份数、文件资料传递流程等内容在内部统一认识，并报监理及业主单位审核。取得同意后，所有资料员度应该执行工程建设全过程中形成的所有文件资料，统一归口传递到专职人员，进行集中收发和管理这项资料管理工作规定，以保证对施工文件的有效管理。
3）对所有文件资料进行统一登记，建立完整的收发文台账，使文件资料做到有据可查，而且，也便于分类和管理。
4）为了对施工文件资料实施有效而科学的管理，除资料管理人员应努力工作外，各位施工管理人员都应积极参与，总工程师加强领导和协调，并积极争取到监理及业主单位的支持和配合。
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参考文献
［１］曹宝恒,任春峰,王万钊,张燕,等.甘肃省建筑工程资料管理规程[Z].甘肃省质量技术监督局,甘肃省建设厅联合发布,2005,5:1-5.
［责任编辑：邓丽丽］
