李莉丽
（临沂大学建筑学院，山东临沂276000）
【摘要】简述了图书馆档案管理的重要性，进而详细说明图书馆档案管理的具体内容。
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关键词 ]档案管理；图书馆档案；图书管理
近年来，随着图书馆事业的发展，图书馆档案管理在图书工作中的作用越来越重要。在图书馆工作评估中，档案管理已被列为一项重要评估内容，说明图书馆档案管理早引起了图书界人士的重视。在这里，本文仅就图书馆档案应设立的内容及重要性谈谈自已的看法。
1图书馆档案管理的重要性
图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考利用价值并归档保存起来的资料，是图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，它作为一种文献资源，也是图书馆系统的宝贵财富。它对于图书馆工作的总结、各种计划的制定、业务工作的良性运转及读者服务的正常开展等工作，都具有十分重要的参考价值。
1.1历史价值
档案之所以需要而且能够长期保存下来，为后人所利用，是因为它具备特有的保存价值。图书馆档案是图书馆各项工作的原始记录，是记录图书馆各项活动最真实、可靠的信息，因此建立一套科学的档案管理系统，既是现代管理的需要，也是科学评价的依据。档案工作已成为图书馆建设的重要环节和现代图书馆评估考核的一个重要方面[1]。
1.2决策依据
图书馆档案是图书馆在科学管理和各项工作中充分借鉴以往经验的可靠依据。在长期积累的静态信息中具有原始性、可操作性和较大的可靠性，成为管理者第一手的参考资料。有助于加强图书馆科学管理、为同行评价和领导决策提供数据量纲依据[2]。新上任的领导干部可以通过档案迅速地了解图书馆的基本情况，利用档案信息进行决策、总结工作和制定工作计划。
1.3研究参考
图书馆业务档案中收集归纳了日常工作中的各种统计数据和统计报表，档案管理人员将各种信息分门别类地进行统计，形成最有用的信息及时报送给领导和有需要的工作人员，方便他们分析和研究有关资料，及时调整工作思路，对图书馆工作及时做出调整，保证图书馆服务能够更加贴心。
1.4更新数据
图书馆的档案整理是循序渐进的，不能够一蹴而就。历史记录有助于成全后面的人梯，如在评估定级中整理档案，完全可以参考往年的档案的整理格式和文字，再融入新的数据或事实，方便工作人员高效便捷地完成档案整理。
2图书馆档案管理的内容
参照《高等学校档案实体分类方法》，图书馆的档案主要分为以下四类：党群类、行政类、人事类、声像类。其中党群类主要包括党建文件材料、宣传统战材料、工会、共青团工作等材料；行政类档案主要包括上级关于图书馆工作的文件，图书馆工作计划、总结、规章制度、会议记录、统计报表、图书馆文献招标材料等；人事类档案主要包括图书馆员工的基本情况、科研成果、获奖情况等材料；声像档案包括图书馆在各项活动中形成的照片、录音、录像等材料。[3]
图书馆档案属于综合性档案，从图书馆的管理和业务流程来看，图书馆的业务档案工作非常重要，主要包括：
2.1固定资产档案（财产档案）
固定资产是指使用一定的年限并且不随着使用而消失的财产。它包括馆内的一切设施。建立固定资产档案能够反映一个馆的基础设施情况和馆内的经济情况。固定资产档案对图书馆的发展方向起着参考作用，它可以为决策人员考虑本馆设施的增减提供参考，以避免盲目决策和不必要的财力浪费。对图书馆的财产要逐一编印财产号，防止资产流失。
2.2藏书档案
图书馆的藏书能够反映一个馆的藏书结构、藏书质量和藏书数量。建立藏书档案，可以使本馆的藏书情况和藏书特色一目了然；通过藏书档案，采编人员就可以明确订购目标，哪类图书需重点采购，哪类需一般收藏，使有限的经费发挥最大的效益。
藏书档案应在总括登记的基础上再加以统计加工。如：A大类，应把马、恩、列、斯、毛、邓著作分别进行统计归档，E大类则应把军事和法律分开登记归档。其它类别也同样应根据情况分开登记归档。只要这样做了，在登记薄上不能反映的情况，通过藏书档案能准确的反映出来。
2.3读者档案
读者是图书馆的服务对象，通过读者可以反映一个馆的服务范围，读者到馆率能反映出读者服务工作的质量。读者档案包括读者的职业、年龄、家庭住址和学历等。了解读者的职业，可以使外借人员有目的地推荐图书，使采编人员有目的地订购图书，从而把服务工作做得更好。另外，读者档案对图书催还工作及代借代还工作的开展都有帮助。
2.4图书借阅档案
图书借阅工作是图书馆的主要工作。图书借阅档案要以借阅统计为依据，整理之后才能归档。借阅档案应一月一归，这样才能更准确地掌握读者的需求，使采购人员迅速做出反应，决定采购哪些图书才能更好为读者服务。
2.5图书注销档案
图书注销档案是指对不能适应当前的需要或者有所破损的图书实行注销，并全面登记，建立档案。图书注销档案同样可以为采编人中的图书采购工作起到必要的参考作用，通过档案，采编人员可以及时补号，避免重号、空号现象的发生。
2.6ISBN档案
ISBN是专门为图书出版发行的管理面制订的，它规定的一书一号，已在国际上普通使用。直观的ISBN具有易认易记和易检索等特点，在图书采购方面能有效的避免重购现象。根据ISBN档案，采编人员可以快速地进行查重，一本书入藏还是未入藏，一看便知，节省了时间，提高了工作效率。ISBN档案便于携带和检索，为采编人员的外出采购工作提供了方便。目前，县级馆一般采用其它方式进行检索，大都尚未采用ISBN，相信在不久的将来，ISBN将会得到普遍使用。
2.7利用率、拒借率档案
藏书利用包括外借、馆内阅览、复制等形式；利用率则是指在某一时间内正在被利用的图书占这一时间内藏书总量的比重。拒借率是指在某一时间内读者借阅被拒绝的次数占这一时间内读者借阅总次数的百分比。
藏书利用率、拒借率档案，可以反映一个馆的藏书建设情况。利用率、拒借率档案的建立，要以图书利用、拒借为依据，因此必须做好图书利用、拒借统计。
利用率、拒借率档案，有助于采编制人员的采编工作以及开展馆际互借工作，为建立科学的藏书体系提供详实的资料。
2.8期刊订购档案
期刊订购档案将每年订购期刊的代号、刊名、定价等全面登记、归档。借助期刊订购档案，可以使对过期期刊的查找快速便捷。如查找某一期刊，通过档案，此刊在哪一年度订与未订便可很快知道，避免浪费时间，增加工作人员的工作量。
2.9期刊刊借阅档案
期刊借阅档案是对期刊的利用情况进行统计、归档。期刊借阅档案对下一年度的期刊订购同样具有参考作用。借助它，订购人员可以掌握哪一种期刊应该续订，哪种期刊应该停订，做到少花钱多办事，提供期刊的利用率。
2.10资料查询档案
资料查询档案是对每位读者的资料进行系统的登记，并建立系统的档案。借助资料查询档案，可以了解资料的利用情况和读者的需求情况，使信息服务工作做到质量好、信息准、节约时间。同时还可以体现资料人员的工作情况。
2.11业务工作量档案
业务工作量档案的内容包括：图书加工的册数，图书分类的种数，排版、印刷的张数，装订、上架的图书册数，修补目录的册数，接待读者的人数，举办读者活动的次数、参加人数，编印资料和种数、期数、册数，下基层辅导的馆数、人数、天数等。业务工作档案能全面反映本馆的日常工作的开展情况，是制订工作计划、检查计划执行情况、实行岗位责任制、进行定额管理和业务考核的主要依据。
3结语
全面、系统的图书档案，能够提高图书质量，形成科学的藏书体系，提高读者服务意识，增强工作人员的责任心。建立、健全图书馆档案，是新时期图书馆科学管理的需要，也是图书馆事业飞速发展的需要。
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参考文献
［１］方敏.高校图书馆档案建设与管理工作研究[J].大学图书馆学报,2008(1):73－76.
［２］孙爱华.图书馆档案管理创新研究[J].黑河学刊,2010(3):131－132.
［３］易美.高校图书馆档案管理工作探究[J].科技情报开发与经济,2011,21(18):131－132.
［责任编辑：曹明明］
