与大型企业相比,中小企业的内部审计制度和组织相对薄弱,制度和流程不完善,执行过程中缺乏独立性。内部审计是企业所有者和管理者出于管理需要而设定的,内部审计管理的深度和广度并没有法规约定企业必须按照某种标准执行,主要取决于企业发展阶段以及企业所有者和管理者的个人意志。因此中小企业的内部审计往往缺乏端到端的全面审计,尤其是涉及管理者和所有者的关键控制点,例如战略定制、发展规划、重大决策等等。中小企业的发展受到所有者和个人能力的影响非常大,但又往往缺乏规范的制度对所有者和管理者的行为进行约束,一旦出现个人行为失误,那么将由全体员工共同承担后果。
因此在实际操作中所有者和管理者对审计工作的干涉很大,例如所有者和管理者对公司资源的调配、使用效果等都具有完全的自主权,内部审计一般不会对这些行为进行过问。从企业的可持续发展来看是十分危险的,一些中小企业所有者和管理者也看到了内部审计的薄弱,开始对内部审计工作进行外包,同时也有其他因素的考虑,不同类型的中小企业在进行内部审计外部化时,所关注的重点也存在较大差异。二、中小企业内部审计外部化的动因对于不同的中小企而言,进行内部审计外部化的原因也是有差异的。概括而言,中小企业内部审计外部化的原因有实现成本最小化、提高审计独立性以及提升内部审计能力等。理论上讲企业内部审计是企业自身处于自我管控和改进需要而自行开展的工作,其主导和负责对象都是企业所有者和管理者,并不严格受到法规的约束。但企业一旦形成一定规模,在组织结构、业务流程和模块都相对复杂以后,设立专人和制度进行内部监控管理是必然。但是对于绝大多数中小企业而言,不可能效仿大型企业那样建立端到端全面的内部审计制度,组建覆盖各部门的审计队伍。这样不仅不适应中小企业灵活多变的经营特点,也会给企业带来巨大的负担。因此,中小企业进行内部审计外部化的首要原因是降低内部管控成本,让专业的人做专业的事情。一般而言,以成本最小化为目的进行内部审计外部化的企业,通常采用采购审计相关专业服务公司的定期服务。使企业能够集中所有资金和人力进行业务拓展,聚焦客户和竞争对手。提高审计独立性也是中小企业进行内部审计外部化的重要原因之一。对于一些所有权成本复杂、业务多元化的中小企业来说,内部审计受到各方利益权利主体影响严重,单纯依靠内部审计无法确保独立性。而通过内部审计外部化,企业采购权威审计单位的专业服务,能够客观公正地对企业经营情况进行审计,而不受内部权力和利益集团的干预。审计的结论以及措施建议也能够较好地在企业内部进行反馈和落实。此外企业在发展壮大过程中,部门分化、业务模块化更加明显,不同部门和业务模块之间的关系、流程衔接、经济核算等问题都是企业发展初期没有遇到过的,此时就需要外部审计等专业服务机构进行基于组织架构、流程设计等方面的专业服务。此外,一些规模较大并且预期还会很快继续扩大规模的中型企业,为了匹配更高的发展目标,无论是出于企业自身内部管控任务加重,还是外部对企业管理规范性的要求,会通过审计外部化来提高自身内部审计的专业度。这种类型的企业一般会在内部审计制度和管理组织上投入较多资源,能够打造出相对完善的内部审计业务流程以及专职队伍。但在一些审计的难点领域如股权相关、战略相关以及法务相关的审计工作,企业内部缺乏高水平的审计人才。因此企业会选择将这些审计难点外包给外部知名审计单位,从而实现内外结合提升内部审计业务的质量,特别是吸取审计单位带来的行业经验,以促进企业在更高台阶上稳健地成长。
三、中小企业内部审计外部化的实施策略应做好外部化和内部管控之间配合衔接的准备。审计外部化除了上文提到的诸多优势外,实际上也存在缺陷,最突出的是离日常经营管理企业较远,不能及时地进行互动。因此如果企业采取的是内部审计工作的部分外部化,就必须从流程上和模块划分上进行慎重规划,避免出现内部管控需要与外部审计工作的冲突或脱节。一般情况下企业日常管控相关审计工作会保留在企业内,而季度或年度审查可以通过专项外包进行,流程和制度优化也可以通过外部审计结论中获得改进的建议。特别需要指出的是,必须确保外部审计服务与内部审计工作的不可替代性,否则将可能导致重复工作,严重浪费公司资源。中小企业进行内部审计外部化时,成本最小化是首要标准。中小企业的资源相对有限,进行内部审计外部化的重要目标是为了改进和规范企业的经营,为企业发展壮大保驾护航。因此,如果企业内部的财务、商务以及运营团队能够协作建立相对先进完善的管理机制,那么企业则无需进行内部审计的外部化。只有当进行外部化的效益大于自行内部管控时,企业才能考虑开展内部审计的外部化。
中小企业寻求外部化专业服务,能够找到的服务商资源相比大型公司要弱一些,同时企业外部化的预算也有限。因此审计服务供应商的能力和职业化水平不能得到很好地保证,企业如果不慎重考察则可能获得劣质甚至虚假的服务。例如一些个人或者小微审计服务机构,专业人员稀少,为谋求业务量而忽视业务质量,在对中小企业进行服务时缺乏实地考察和论证,而采用“复制”或者“参考”其他案例的方式为雇主提供服务。因此,建议中小企业在进行审计外部化时应当重点关注企业最需要解决的问题,集中有限资金向规模较大、资信较好的服务机构进行内部审计的外包。
综上所述,中小企业在发展过程中寻求外部专业审计服务的前提是内部资源无法以更小的成本实现管理目标,因此中小企业应当尽早配备运营或审计相关的人才,以便内部审计队伍和制度随着企业同步发展。同时也可以通过信息化管理来提升内部审计的效率,减少对外部专业服务的依赖。