于军 大连新星房地产开发集团有限公司
摘要：本文结合陈云的“鸟笼”理论，主要介绍了企业管理体系文件包括的主要内容，从准备、编制阶段划分及编制中需注意的问题三个方面，介绍了管理体系文件的编制方法，并明确需要采取领导支持、加强培训、固化文件、做好检查四个措施来保障管理体系文件的执行。
教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 ：鸟笼理论 管理体系文件 制定 执行
中国老一辈革命家陈云同志针对中国当时经济发展现状，提出了著名的“鸟笼理论”，他指出：“市场经济是鸟，计划经济是笼子，意思是搞活经济是在计划指导下搞活，不是离开计划的指导搞活。放鸟是搞活经济，笼子就是社会主义原则，鸟只能在社会主义原则里飞！”鸟笼理论作为一种科学的经济手段，对搞活当时的中国经济，有效进行市场调节，遏制通货膨胀等方面起到了积极作用。
其实，管理企业又何尝不是如此。企业的管理体系文件就像一个个“鸟笼”，逐步把企业的内部经营规范到一个正常轨道，使企业在经营活动中立于不败之地，并逐步发展壮大。
那么公司管理体系文件应该包括哪些内容呢，如何制定出符合公司发展的管理体系文件呢？现进行简要分析，也算是工作中的心得体会。
一、管理体系文件的主要内容
管理体系文件应该包括组织管理手册、权责手册、管理流程及指引、标准作业流程、产品标准、职位说明书等内容。
1.组织管理手册和权责手册
组织管理手册是公司的纲领性文件，通过组织管理手册确认公司的组织架构及各部门的主要职责；权责手册主要是明确公司各部门及相关领导的审批权限，是管理制度的骨架和脊梁。
组织管理手册和权责手册构成了一个“大鸟笼”，保证公司在经营活动中不偏离方向。
2.管理流程及指引、标准作业流程、产品标准
管理流程及指引是在组织管理手册和权责手册的基础上，明确企业经营活动各个阶段的管控目标、主要职责及工作程序，是管理制度的肌肉。其中，管理指引是对某项具体工作进行规范的文件；标准作业流程是对管理流程及指引的有益补充。通过对某项工作从头至尾的描述，并附加上相关的文件、表格，保证每项工作的规范性；产品标准是指企业从设计方面对自己的产品逐步实现标准化。如万科、万达等大型房地产公司均形成了自己的产品标准。通过产品标准化工作，可以降低运营成本，迅速提高工作效率。
管理流程、指引、标准作业流程及产品标准明确了企业经营活动各个阶段的管控目标、主要职责及工作程序，构成了一个“中鸟笼”，保证每项工作的规范性，有利于降低成本，提高工作效率。
3.职位说明书
职位说明书主要明确了岗位的职责、指挥关系及任职条件等。通过职位说明书可以保证各岗位职责明确，任务明了，使各项工作达到“表格化、数字化、流程化和模板化”的标准要求，是整个管理体系文件的汇总。
从员工角度来说，职位说明书是也是一个“鸟笼”，通过职位说明书，明确规定每个岗位的工作职责、关键权限、评判标准及奖惩细则，并将工作中涉及到的管理流程、指引、标准作业流程链接到职位说明书中，员工可以据此自动自发地开展工作和评判工作。
二、管理体系文件的制订方法
1.准备工作
首先要组成由企业高管挂帅的编制小组，讨论并确定企业的发展战略及管控模式，明确管理体系文件需要控制的关键节点，梳理企业运营管理的关键流程，为管理体系文件的编制奠定基础。其次要制定合理的编制计划，明确编制时间、编制内容及责任部门，保证管理体系文件能够在规定时间内完成。
2.分阶段进行编制工作
管理体系文件编制可分为以下5个阶段：分别为组织管理手册及权责手册编制阶段，管理流程及指引编制阶段，标准作业流程编制阶段，职位说明书编制阶段及产品标准编制阶段。其中，组织管理手册、权责手册、管理流程及指引应该首先进行编制，其余几个阶段可以视企业发展情况逐步进行。
第一，组织管理手册及权责手册编制阶段。是管理体系文件编制的最重要的阶段。在这个阶段内，应该着重梳理好各部门内部，各部门之间，集团总部与所属公司之间的工作职责。编制期间应多次组织跨部门参与的讨论会，对各关键权责，尤其是跨部门、跨公司的关键权责进行讨论，确保公司运营整个过程的关键职责都能体现。
第二，管理流程及指引编制阶段。管理流程、指引一般包括流程概况、流程图、工作职责、工作程序、支持性文件及相关记录6个部分。本阶段编制过程中首先要根据组织管理手册和权责手册内容，制定包括名称、所属模块、文件编号等内容的编制提纲，避免编制过程中漏项；其次，要在管理流程、指引中明确上、下游流程，使整个流程、指引连续贯穿公司整个运营流程；再次，要高度重视流程、指引中流程图的绘制工作，通过图表形式描述整个工作程序；最后，要详细填写流程及指引中的支持性文件及相关表单。
第三，标准作业流程是对管理流程、指引有益的补充，通过对作业流程的详细描述，规定每一步的操作流程，可能使用的文件、表单、对接部门等，用来指导和规范日常工作。
第四，职位说明书编制阶段。职位说明书应包括基本资料、职位目标、工作联系、职责权限、任职要求、其它六个部分。其中职责权限是职位说明书编制过程中的重中之重。首先要根据岗位职责，确定工作职责及权重，在此基础上，要对工作职责进行描述，最后，要明确每项工作描述需要的支持性文件，包括管理制度、关键权责、标准作业流程、评判标准及奖惩细则。在编制完成后，可以讲上述文件嵌入到职位说明书中。新员工在拿到职位说明书以后，可以迅速按标准开展工作，提高工作效率。
第五，产品标准编制阶段。可根据企业的经营范围及产品形式，制定相关标准，最终达到降低管理难度和成本，缩短产品开发周期，提高投资回报率的目的。
3.编制过程中需要注意的问题
第一，管理体系文件的编制绝不是组成一个编写小组就能完成的工作，公司职能部门要全程参与编制工作。这样才能保证管理体系文件符合企业经营活动的实际情况，便于管理体系文件的落地。
第二，处理好管理体系文件中的逻辑关系。在编制过程中，要认真梳理各职能部门之间的业务联系，哪些是需要分工合作的，哪些是需要互相制衡的，这样才能保证管理体系文件是一个整体。
三、如何保证管理体系文件的执行
当然，仅有科学规范的管理体系文件是不够的，必须采取有效措施保证其真正落到实处，真正起到“鸟笼”的作用。主要包括以下四个方面：
1.领导支持
新管理体系文件的推行，必将遇到重重阻力，如果没有公司领导，尤其是一把手的支持，制度只能成为一纸空文，因此企业的核心团队必须高度重视，大力支持管理体系文件的推行工作。
2.加强培训
要采取多种措施开展管理体系文件的培训工作，尤其多开展跨部门、跨专业的培训，使每个员工都能了解各自岗位及上、下游岗位的职责、流程及评判标准。
3.固化文件
通过OA或erp系统，将管理体系文件，尤其是审批流程固化在系统内。并且在企业内部宣布，不再进行纸质审批，强制员工使用。管理体系文件的固话是管理体系文件推行的关键环节，虽然需要投入一定的资金，但将起到事半功倍的效果。
4.做好检查
应该定期对制度执行情况进行检查，通过检查，发现执行中的问题，同时收集合理化建议，逐步形成制定（补充）、检查、修订的良性循环。孙子兵法曰：“故善战者，立于不败之地而不失敌之败也。是故胜兵先胜而后求战，败兵先战而后求胜。”能让企业真正立于不败之地的，除了企业的发展战略之外，就是规范的管理体系，也是企业的核心竞争力之一。只要坚定不移地走下去，相信每一个企业的产品线将逐步清晰，经营指标将逐年提高，真正走上良性、快速发展的轨道。
作者简介
于军，大连新星房地产开发集团有限公司，现任集团行政人事总监，先后供职于大连万达集团股份有限公司、大连一方集团有限公司，从事人力资源管理工作；工程师、经济师职称；毕业于哈尔滨工业大学，硕士学位。
